Contenzioso Tributario

La dialettica processuale in materia di riscossione coattiva si è progressivamente concentrata su un terreno che, a prima vista, potrebbe apparire meramente tecnico-documentale, ma che in realtà incide sul nucleo strutturale del rapporto tra potestà impositiva e garanzie difensive. Il tema della prova della notifica delle cartelle di pagamento costituisce, infatti, uno snodo sistemico nel quale si intrecciano disciplina della formazione del titolo esecutivo, regole di distribuzione dell’onere probatorio e conformazione del processo tributario come modello a cognizione piena ma connotato da significative specificità.

L’ordinanza della Corte di Cassazione sezione Tributaria n. 3803 pubblicata il 19/02/2026 si inserisce in tale contesto con una presa di posizione che, pur muovendosi nel solco di orientamenti già consolidati, opera un chiarimento di rilievo in ordine alla funzione probatoria delle copie documentali e al rapporto tra obbligo di conservazione degli originali e regime processuale della prova.

Il caso sottoposto al vaglio della Corte prende le mosse dall’impugnazione di intimazioni di pagamento fondate su cartelle asseritamente non notificate. I giudici di merito avevano ritenuto insufficiente, ai fini della prova della notifica, la produzione in copia degli estratti di ruolo e degli avvisi di ricevimento, valorizzando l’obbligo di conservazione degli originali previsto dall’articolo 26 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 602. La ricostruzione adottata in sede di merito postulava una sorta di necessaria corrispondenza tra obbligo sostanziale di conservazione e modalità processuale di produzione, sino a richiedere l’esibizione degli originali quale condizione di validità della prova.

L’intervento della Corte opera un rovesciamento prospettico di tale impostazione. Il punto di partenza è l’affermazione secondo cui, nel processo tributario, le regole in tema di efficacia probatoria delle copie sono quelle proprie del processo civile, in virtù del rinvio operato dal decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546. La copia fotostatica o informatica di un documento, se non specificamente disconosciuta nella sua conformità all’originale, è idonea a fondare il convincimento del giudice. Il disconoscimento, peraltro, non produce un’automatica caducazione della valenza probatoria, ma apre uno spazio di valutazione che può essere colmato anche mediante presunzioni.

In questa prospettiva, l’articolo 26 del decreto del Presidente della Repubblica n. 602 del 1973 non assume la funzione di norma probatoria, bensì di disposizione organizzativa e amministrativa, diretta a garantire la conservazione degli atti e l’esercizio del diritto di accesso. La Corte evidenzia come dalla lettera della norma non possa desumersi un vincolo processuale alla produzione degli originali, né un’inversione del regime ordinario della prova documentale. L’obbligo di conservazione non si traduce, sul piano processuale, in un obbligo di esibizione dell’originale quale unica forma di dimostrazione della notifica.

Il chiarimento è di rilievo perché consente di distinguere nettamente tra piano sostanziale e piano processuale. Sul primo, l’ente della riscossione è tenuto a conservare la matrice o la copia della cartella con la relazione di notifica o l’avviso di ricevimento; sul secondo, la prova dell’avvenuta notificazione può essere fornita mediante la produzione in copia delle relazioni o degli avvisi, purché da tali documenti sia possibile risalire con certezza all’atto notificato. La funzione identificativa del numero della cartella, indicato a stampa negli avvisi o nelle relate, assume in tal senso un valore decisivo.

Si delinea così una struttura probatoria articolata su due livelli. Da un lato, la produzione dell’estratto di ruolo, isolatamente considerata, non è sufficiente a dimostrare la regolarità della notifica, qualora essa sia specificamente contestata. Dall’altro, la produzione delle relate di notifica o degli avvisi di ricevimento, anche in copia, integra un quadro probatorio idoneo, salvo che il contribuente fornisca prova contraria in ordine al contenuto del plico o alla sua riferibilità all’atto in contestazione.

L’affermazione secondo cui il ricevimento del plico fa presumere la conoscenza dell’atto trasmesso comporta una precisa allocazione dell’onere probatorio. Una volta dimostrata la consegna del plico raccomandato, grava sul destinatario l’onere di dimostrare che il plico fosse vuoto o contenesse un atto diverso. La presunzione non si fonda su una fictio iuris, ma su una regola di esperienza che valorizza la normale corrispondenza tra spedizione e contenuto. Si tratta di una presunzione semplice, suscettibile di prova contraria, ma che non può essere neutralizzata da mere allegazioni generiche.

Il nucleo sistemico della decisione risiede, pertanto, nella riaffermazione della centralità del principio dispositivo e della leale collaborazione processuale. La contestazione della conformità della copia all’originale deve essere specifica e circostanziata; non è sufficiente una formula di stile o una contestazione indistinta dell’intero compendio documentale. In assenza di tale specificità, la copia si considera riconosciuta, con conseguente piena utilizzabilità ai fini della decisione.

Questo approdo ermeneutico produce effetti rilevanti anche sul piano della struttura dell’impugnazione degli atti della riscossione. Il contribuente che impugni un’intimazione di pagamento deducendo l’omessa notifica della cartella presupposta non può limitarsi a sollevare una contestazione generica della documentazione prodotta. La dialettica processuale si sposta sul terreno della specificità: contestare la notifica implica confrontarsi con i singoli documenti prodotti e indicare puntualmente le ragioni della loro asserita difformità o inattendibilità.

Si attenua, in tal modo, il rischio di una trasformazione del processo tributario in un giudizio meramente formale, nel quale la mancanza dell’originale divenga motivo automatico di annullamento, indipendentemente dalla concreta sussistenza della conoscenza dell’atto. La decisione valorizza una concezione sostanziale della tutela, nella quale la verifica si concentra sulla effettiva realizzazione dello scopo della notificazione, ossia la messa in condizione del destinatario di conoscere l’atto e di difendersi.

L’operazione compiuta dalla Corte non è, tuttavia, una mera semplificazione a favore dell’amministrazione finanziaria. La stessa ordinanza precisa che la sola produzione dell’estratto di ruolo non è idonea a dimostrare la notifica, ove contestata. Ciò impedisce che l’estratto, quale documento interno riepilogativo, si trasformi in surrogato della prova della notificazione. La distinzione tra estratto di ruolo e documentazione attestante la notifica resta netta: il primo attesta l’iscrizione a ruolo, la seconda dimostra la conoscenza legale dell’atto.

In tale equilibrio si coglie una più ampia tensione tra esigenze di efficienza della riscossione e garanzie difensive. La prova della notifica non può essere resa impossibile da un formalismo eccessivo, ma neppure può essere ridotta a un’autocertificazione dell’ente impositore. L’ordinanza individua un punto di equilibrio nella valorizzazione delle copie non disconosciute e nella possibilità per il giudice di apprezzarne l’efficacia rappresentativa anche a fronte di contestazioni non specifiche.

Le ricadute sistemiche si proiettano anche sulla disciplina dell’accesso agli atti. L’obbligo di conservazione degli originali mantiene la sua funzione nel rapporto amministrativo, ma non condiziona il regime processuale della prova. Si evita così una sovrapposizione indebita tra diritto di accesso e regole del contraddittorio giudiziale. Il processo resta il luogo della verifica dialettica della prova, non la sede di un controllo amministrativo sulla conservazione degli atti.

In prospettiva interpretativa, la decisione consolida un modello di processo tributario nel quale la prova documentale assume una configurazione elastica, coerente con l’evoluzione tecnologica e con la progressiva digitalizzazione degli archivi. La centralità dell’originale cartaceo perde progressivamente rilievo, a favore di una concezione funzionale della prova, incentrata sulla sua idoneità a rappresentare il fatto storico della notificazione.

L’ordinanza n. 3803 del 2026 si colloca, dunque, come momento di chiarificazione in un ambito nel quale la conflittualità interpretativa aveva generato soluzioni divergenti in sede di merito. La riaffermazione della sufficienza della produzione in copia delle relate o degli avvisi di ricevimento, in assenza di specifico disconoscimento, contribuisce a stabilizzare il quadro e a orientare la prassi verso un uso più rigoroso degli strumenti processuali.

Ne emerge una concezione della prova che non si esaurisce nella materialità del supporto, ma si concentra sulla capacità del documento di dimostrare il fatto giuridico rilevante. La notifica, quale presupposto di efficacia dell’atto impositivo, resta elemento imprescindibile; tuttavia, la sua dimostrazione non può essere imbrigliata in un formalismo che svuoti di significato il principio di effettività della tutela. Il processo tributario si conferma, così, come spazio di equilibrio tra certezza delle forme e sostanza delle garanzie, in cui la regola probatoria opera quale strumento di razionalizzazione del conflitto e non come meccanismo di automatica invalidazione.

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Autore: Avv. Francesco Cervellino